ERP-software helpt bedrijven om resources op de best mogelijke manier te gebruiken en zo veel geld te besparen.
Door de toenemende concurrentiedruk gaan veel bedrijven hun eigen processen in vraag stellen en deze efficiënter inrichten. Dit is precies wat optimaal kan worden bereikt met ERP-software. Hoe deze applicaties precies werken, welke toegevoegde waarde ze bieden en waarom bedrijven van elke branche en omvang met deze oplossingen moeten omgaan, willen we op dit punt nader toelichten.
Voorafgaand willen we echter kijken naar de algemene werking van dergelijke oplossingen om beter te begrijpen hoe deze meerwaarde gerealiseerd kunnen worden.
Wat is ERP-software? – Een definitie
ERP is de afkorting van Enterprise Resource Planning en betekent de ondernemende taak om de beschikbare middelen in het bedrijf zo goed mogelijk te gebruiken voor bedrijfsprocessen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er op geen enkel moment knelpunten of verspilling in het proces zijn.
Het gaat in wezen om het plannen, beheersen en bewaken van alle bedrijfsprocessen in het bedrijf, en ze tegelijkertijd op het juiste moment van de juiste middelen voorzien.
Voor elk afzonderlijk proces in het bedrijf moet ervoor worden gezorgd dat alle benodigde middelen altijd beschikbaar zijn. Het is belangrijk om de processen zo efficiënt mogelijk te maken, zodat verspilling zoveel mogelijk kan worden vermeden.
Beheer alle processen centraal
Moderne bedrijven hebben duizenden en duizenden processen, waarvan sommige parallel aan elkaar lopen, andere op elkaar voortbouwen of in elkaar overvloeien. Omdat bijna geen enkele ondernemer deze centraal kan plannen, beheersen en monitoren, zijn hulpmiddelen nodig die hier recht aan doen.
Voeg alle gegevens samen op één plek
Dit is waar ERP-systemen van pas komen. Deze brengen alle processen van een bedrijf centraal in kaart en brengen de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier worden afdelingsgrenzen overbrugd en kunnen de processen efficiënter en op een manier die middelen bespaart worden gepland.
Snellere processen en betere informatiestroom
Omdat alle afdelingen in het bedrijf met dezelfde gegevens werken, worden fouten in de gegevensoverdracht vermeden en wordt informatie sneller gedeeld. Dit zorgt op zijn beurt voor slankere en efficiëntere processen en bespaart automatisch middelen.
Hoe is ERP-software opgebouwd?
ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Elk van deze modules bevat functies die een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. De modules zijn inhoudelijk met elkaar verbonden en kunnen over de hele linie communiceren.
Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig in zijn ERP-software; andere bedrijven hebben ook aanvullende modules en functies nodig, afhankelijk van de aard van hun eigen processen. Er zijn echter niet alleen verschillen met betrekking tot de omvang van de functies, maar ook met betrekking tot het respectievelijke licentiemodel van de ERP-software.
Welke ERP-licentiemodellen zijn er op de markt?
Er zijn verschillende varianten van ERP-software op de markt en je moet zelf op zoek naar het juiste model. In de regel zijn er ERP-systemen van deze vier modellen:
- Lokale ERP-software (on-premises)
- Cloud ERP-software (software-as-a-service)
- Hybride ERP-software (deels Cloud, deels on-premises)
- Gehoste ERP-software (gehuurde servers)
Doorgaans kocht een bedrijf ERP-software van een provider en installeerde deze op zijn eigen servers. Het systeem kan vervolgens naar believen worden aangepast en aangepast aan uw eigen processen. Tegelijkertijd ging deze variant altijd gepaard met hoge initiële investeringen en de behoefte aan eigen expertise. Vooral kleinere bedrijven worden vaak afgeschrikt.
Wat is software-as-a-service?
Met de komst van Cloud computing werd het software-as-a-service-model ook steeds acceptabeler. Bij dit model wordt de software vanuit de Cloud aangeboden. Gebruikers kunnen deze openen en gebruiken via internettoegang. De gegevens die in het systeem worden verwerkt, worden vervolgens opgeslagen op de servers van de provider. Eigen onderhoud en reparaties zijn niet nodig en de kosten worden gespreid over de gehele gebruiksperiode. Hier wordt een licentievergoeding per maand meestal geschat per gebruiker.
Hybride en gehoste ERP-software
De andere twee modellen zijn hybriden van de vorige twee. Zo maakt een hybride ERP-systeem gebruik van de voordelen van Cloud computing en verplaatst het sommige delen van het systeem daarheen, terwijl andere delen van het systeem op de eigen servers blijven draaien. De gehoste variant is ook een concessie aan bedrijven zonder eigen serverinfrastructuur. Hier worden de servers eenvoudig verhuurd en wordt het systeem er vervolgens op bediend zoals bij de lokale variant.
Welk ERP-systeem is geschikt voor mijn bedrijf?
Uiteindelijk is het niet mogelijk om definitief te zeggen welke ERP-software geschikt is voor uw bedrijf. Dat hangt enerzijds af van uw eigen processen en hun flexibiliteit, anderzijds moeten de omstandigheden in het bedrijf het systeem zelf kunnen verwerken. Is er bijvoorbeeld voldoende servercapaciteit en een permanent netwerk in het bedrijf? Ook rijst de vraag of er voldoende expertise aanwezig is voor onderhoud en reparatie van het systeem in het eigen bedrijf.
Afhankelijk van je doelen
De beslissing voor of tegen een ERP-systeem hangt ook sterk af van de doelstellingen van het bedrijf. Als het bedrijf in de toekomst bijvoorbeeld enorm wil groeien, heeft het ERP-software nodig die deze groei kan verwerken. Er moet ook rekening worden gehouden met toekomstige verbindingen met andere softwareoplossingen. Met onze vergelijkingstool vindt u uw ERP-software snel en eenvoudig. Onze ervaren ERP-experts adviseren u kosteloos en onafhankelijk bij uw ERP-zoektocht.